こんばんは。
モンキーバナナです。
私は、社会人になり、出会いが少ないので自分自身でイベントなどを企画し、人脈形成をしてきました。
ただ、初めは『イベントを企画する』と思っても、何から始めたらいいのかわからない状態でした。
そんな私も、友達からお願いされ、さまざまなイベントを5年ほど企画してきました。
その経験の中で、今ではイベントを企画するときの考え方の型のようなものができています。
私は、下記の４STEPを考えてイベントを企画しています。
イベントを企画する理由
そもそも、なぜイベントを企画するのかというところですが、理由はいろいろあります。
- 友達・同僚・上司に頼まれる
- 人脈形成
- 大人数でやった方が楽しい
- 人に喜んでもらうのがうれしい
など、他にも理由がある方もいるかもしれません。
私自身は、頼まれることも多いですが、友達に喜んでほしいという気持ちや、人脈形成ができることが理由で企画することが多いです。
理由は人それぞれあっていいと思いますが、誰かに喜んでもらうという心を大事にしています。
STEP１：コンセプト・テーマを決める
まず、イベントを企画するときに大事になるのが、コンセプトやテーマです。
コンセプトが決まれば、イベントの半分以上が決まったと考えていいと思います。
コンセプトとは、どんな人にどんなふうに喜んでもらうのかを決めることと考えています。
例えば、『出会いを求めている男女に出会いを提供して、喜んでもらう』などです。
コンセプトを決めると、次はテーマです。
先程の例で考えると、『出会いを求めている男女に出会いを提供する』ことを前提に、どんな内容にすれば、参加したくなるかなどを考えます。
例えば、少し前ですが、4月なら花見をテーマにして企画するのもいいと思います。
ここまで来ると、花見というテーマで、春を感じる料理や、景色を楽しんでもらいながら、口下手な人でも話すことができるきっかけ作りも仕掛けておくなど、どんどん内容が決まってくると思います。
STEP2：規模を決める（人数を決める）
では、STEP１で決めた内容で、いざ進めようとしていくときに考えることは、何人の人を呼ぶかです。
10人でやるのか、50人でやるのか、100人でやるのかで、どれくらいの大きさの会場が必要になるかが変わってきます。
規模を決めるのは予算を決めるためにも重要な項目になるので、しっかりと決めることをおすすめします。
また、素敵な会場や場所があって、そこを使いたいということで企画するときには、会場の大きさから人数を決めることもできます。
ただ、現在は新型コロナウイルス感染拡大を防ぐために、レンタルスペースなどでの開催では収容人数の50％という決まりがあるのでしっかり遵守できるように意識しておきましょう。
※大阪の場合はガイドラインがあり、日々更新されているので、随時確認が必要です。
（大阪府/感染拡大防止に向けた取り組み）
STEP３：予算を決める
ここが、継続してイベントを企画できるかのキーになるところです。
STEP２で規模を決めたているので、そこから予算の計算をしていきます。
例えば、10人規模の花見を企画したとします。
公園で開催するので、会場費は0円として、みんなの料理や飲み物、またブルーシートやテーブルなども用意するとなると、それぞれいくらかかるか、もしくはいくらかけたいかを考えます。
花見で会場費がかかっていないので、参加費を1,500円に設定した場合、10人参加するので、
1,500円✖️10人＝15,000円で全てを準備することになります。
ただ、ここで考えておくべきは、当日キャンセルになった場合のリスクヘッジです。
私が企画するときには、前日もしくは当日にキャンセルする人が2割程度いると経験則があります。
そのため、準備に使う予算は、15,000の8割で計算するようにします。
もし、全員参加になったら当日にお酒の量を増やすなどの対応もできるので、まずは全額使い切らないようにすることが大事です。
STEP4：いざ行動
STEP３まで決まったら、内容は自分の中でイメージできるようになっていると思います。
その思いやイメージを、喜んでくれる友人に伝えて、参加者を募ること。
買い出しなどの日程を決めて、買い出しに行くことなどあとは行動あるのみです。
あとは、当日が最高に盛り上がっていること、できる限り喜んでもらっていることをイメージして準備していきましょう。
まとめ
イベントを企画することは、敷居が高いと思う人もいるかもしれませんが、順序立ててやっていくと、やることは意外と少ないです。
コンセプトとテーマを決め、規模を決め、予算を決めたらあとは行動あるのみです。
多くの経験を積むことが、絶対により良いイベントを企画する糧となるので、ぜひいろいろと企画をして経験を積んでみてはいかがでしょうか。
私自身も、これからも経験を積み、またその経験をこの場で、みなさんにお知らせできればと考えています。
明日は、美容と健康関連でももすももの記事になります。
楽しみにしていてください。
